Las acciones de mejora deben estar basadas en consideraciones objetivas, es decir, sobre resultados de la elaboración de los datos que representen del modo más realista posible el fenómeno objeto de estudio. Cuando se detecta un problema hay que asegurarse de que es un problema real. Es necesario reunir una serie de datos que nos informen de si hay o no problema, dónde está y cuál es su magnitud.
Cuando trabajan en resolución de problemas, los miembros del grupo no son, generalmente, quienes recogen los datos. Ellos determinan qué datos necesitan sobre el problema o causa en que están trabajando para su verificación y análisis posterior.
Los datos son medidas de las características de los hechos. Pueden ser de muy distinto tipo; p.e.: dimensionales (cm, m,…), temporales (segundos, horas,…), secuenciales (128º, 129°,…), económicos (euros,…), atributivos (pasa, no pasa,…).
¿Para qué se utiliza?
La recogida de datos sirve para:
- Ayudar a comprender una situación real: p.e. conocer la evolución de lo fabricado en cuanto a cantidad, el % defectuoso.
Analizar un problema: realizando un examen de la relación entre un defecto y una causa.
- Controlar el proceso: p.e. verificar, mediante gráficos de control, si el proceso seguido es el normal o han variado las condiciones iniciales.
- Regular los medios de fabricación: calculando la temperatura de un horno, la mezcla de componentes, etc.
- Aceptar o rechazar lo producido: mediante el empleo de las correspondientes técnicas se acepta o no el producto.
En general, cuanto más completa es la información que tenemos sobre un problema, más fácil es resolverlo. Se trata de saber cuándo se produce un problema, qué magnitud tiene, a qué afecta, etc.
La información ha de ser concreta para que todos los miembros del Grupo la entiendan e interpreten de igual manera.
La recogida de datos es aplicable a cualquier clase de actividad, sea cual sea el tipo de empresa sobre la que se está actuando. Evidentemente las herramientas de análisis que posteriormente vayan a ser utilizadas pueden ser distintas si se trata de empresas industriales o de servicios.
¿Cómo se aplica?
Diseño de la recogida de datos: La recogida de datos, por parte del Grupo, consiste en definir:
- El problema que quiere resolver.
- La forma en que puede detectar los datos que necesita y las personas que van a recogerlos. La transmisión del objetivo para el que se realiza dicha recogida debe ser clara, para evitar la captación de datos inútiles o erróneos.
- Las herramientas de análisis de datos (el Diagrama de Pareto, los Histogramas, etc.) que el grupo va a utilizar y cómo va a comunicar los resultados.
- El tipo de datos que el grupo necesita para construir esa herramienta.
- De qué parte del proceso va a obtener los datos.
- El tiempo necesario para la recogida de datos.
- Cómo va a ser el formulario (Hojas de Control) en el que se van a recoger los datos y cuándo se va a hacer un ensayo, con la hoja diseñada, para ver si es necesario hacer modificaciones en el formulario.
- Las personas que pueden proporcionar los datos.
- El modo en que las personas, que van a recoger los datos, pueden hacerlo con el mínimo esfuerzo y sin posibilidad de error.
- La información adicional necesaria para los futuros análisis, referencias y trazabilidad.
- Las fuentes de las que los datos deben ser obtenidos:
- de la información ya existente: análisis de los datos históricos de la empresa.
- de la observación de datos nuevos o verificación de datos que ya se tienen a través de una toma de datos que se debe diseñar.
Aunque se cuente con datos históricos, pueden no ser suficientes o no ser lo suficientemente significativos, por lo que se debe contrastarlos con la toma actual de datos.
Como generalmente no se puede observar ni cuantificar el 100 % de los datos, se recurre a un muestreo es decir, a una recogida de datos casual y representativa, a través de la cual una pequeña parte de un conjunto, si está bien elegido, permite conocer las características del conjunto total.
El muestreo debe ser económico y rápido. El grupo debe determinar cuál es la muestra representativa que necesita.
Recogida de datos: La recogida de estos datos se plasma en las Hojas de Control. Son unas tablas, de doble entrada, en las que se anota la variación de un parámetro al variar simultáneamente dos condiciones operacionales. Las Hojas de Control deben estar estructuradas de manera simple, para evitar que quien realiza la recogida de los datos, pierda tiempo o cometa errores.
Frecuentemente, una de las dos condiciones operacionales es el transcurrir del tiempo (fecha, hora, periodo de tiempo,…) o una sucesión ordenada de cantidades (1er hecho, 2º hecho,…).
Las Hojas de Control recogen la información relativa a un tema (problema, fallo, fecha, instrumentos empleados, sección, producto…) y la representan de forma organizada, de modo que se pueda comprender con claridad el problema o situación que se estudia y facilitar su resolución o representación gráfica posterior.
Evaluación de los datos: A pesar de la preparación cuidadosa, a veces la información recogida no da una idea clara de la realidad del problema. Hay aspectos o datos que tienen mayor gravedad o importancia que otros. En estos casos hay que valorarlos adecuadamente en función, p.e., de:
- el coste;
- la ponderación (Selección Ponderada); cuando el coste no se conozca o el problema sea de otro tipo, hay que evaluar la importancia de cada elemento, sobre lo que se está estudiando: la calidad, la seguridad, la imagen de marca, etc.
-
Ejemplo:
El Departamento de Producción advierte que en los últimos lotes de pletinas fabricadas, se está incrementando la variabilidad en su longitud.
Las especificaciones marcan: longitud mínima = 7,10mm.; longitud máxima = 8,20mm.
En fabricaciones anteriores los valores obtenidos se centraban alrededor de 7,6 y 7,7, según los partes del taller.
Para comprobar dicha variabilidad se decide realizar una recogida de datos más concreta, en la que se incorporen el día, el turno, el trabajador y el departamento, para comprobar posteriormente si alguno de estos datos da una idea del origen de la variabilidad.
- Se diseña la Hoja de Control, en la que se incluyen los datos recogidos por un operario, en uno de los talleres, durante un turno y para una muestra de 110 piezas.
Hoja de control
Producto: pletina 75 Tratamiento: Cortado
Especificaciones: 7,1-8,2 Nº piezas inspeccionadas: 110
Nº Total piezas: 500 Nº Lote: 0073
Sección: Corte Departamento: Taller 3
Trabajador: S.M.P. Turno: Tarde
Fecha: Notas:
| Longitud |
Nº de Piezas |
| 5 |
10 |
15 |
20 |
25 |
30 |
| 7,10 |
xx |
|
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|
| 7,20 |
xxx |
|
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| 7,30 |
xxxxx |
xxxx |
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| 7,40 |
xxxxx |
xxxxx |
xxxxx |
|
|
|
| 7,50 |
xxxxx |
xxxxx |
xx |
|
|
|
| 7,60 |
xxxxx |
xxxxx |
x |
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|
|
| 7,70 |
xxxxx |
xxxxx |
xxx |
|
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|
| 7,80 |
xxxxx |
xxxxx |
xxxxx |
xxxx |
|
|
| 7,90 |
xxxxx |
xxxxx |
|
|
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|
| 8,00 |
xxxxx |
|
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|
| 8,10 |
xxxxx |
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| 8,20 |
x |
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En el caso del taller específico al que corresponde la Hoja de Control, se comprueba que las dimensiones del eje de frecuencia mayor son 7,4 y 7,8, mientras que anteriormente se centraban alrededor de 7,6-7,7.
La recopilación de todas las Hojas de Control, con los partes diarios, sirve para manejar datos reales de la variabilidad del producto y para analizar dónde y cuándo se produce una mayor variabilidad.
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